De meerwaarde van een extern vertrouwenspersoon in de organisatie
In elke organisatie – groot of klein – kan ongewenst gedrag voorkomen. Denk aan (seksuele) intimidatie, discriminatie, pesten, agressie of geweld. Ook (vermoedens) van integriteitskwesties kunnen spelen. Zulke situaties hebben een directe impact op het welzijn van medewerkers en op de sfeer en veiligheid binnen de organisatie. Ze kunnen leiden tot spanningen, verlies van vertrouwen en ziekteverzuim.
Volgens de Arbowet is iedere werkgever verplicht om beleid te voeren dat gericht is op het voorkomen en beperken van psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Een vertrouwenspersoon is daarbij een belangrijke, laagdrempelige en effectieve voorziening.
Wat doet een extern vertrouwenspersoon?
Als extern vertrouwenspersoon ben ik onafhankelijk, objectief en laagdrempelig beschikbaar voor alle medewerkers van jouw organisatie. Mijn kernactiviteiten sluiten aan bij de richtlijnen van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) en omvatten het volgende:
-
Eerste opvang van medewerkers
Medewerkers die te maken krijgen met ongewenst gedrag of vermoedens hebben van een integriteitsschending kunnen bij mij terecht voor een vertrouwelijk gesprek. Ik bied een luisterend oor in een veilige, onafhankelijke setting.
-
Begeleiding en ondersteuning
Ik ondersteun medewerkers bij het verhelderen van hun situatie en denk mee over vervolgstappen. Waar mogelijk versterk ik hun eigen regie. Ik geef géén oordeel en treed niet op als bemiddelaar. De-escalatie is hierin heel erg belangrijk.
-
Adviseren en informeren
Op basis van signalen geef ik gevraagd én ongevraagd advies aan het management of bestuur. Zo help ik jouw organisatie om tijdig knelpunten te signaleren en passend beleid te voeren. Dit hoort bij mijn signalerende rol.
-
Voorlichting en preventie
Ik geef voorlichting over de rol van de vertrouwenspersoon, hoe ongewenst gedrag herkend kan worden en hoe medewerkers met kwesties om kunnen gaan. Dit draagt bij aan bewustwording en het bespreekbaar maken van moeilijke thema’s.
-
Registratie en rapportage
Ik registreer gesprekken zorgvuldig en anoniem. Jaarlijks ontvangt de organisatie een geanonimiseerde rapportage met inzichten over het aantal en de aard van de meldingen, voor zover dit mogelijk is zonder herleidbaarheid. Deze rapportage kan input geven voor PSA-beleid of aanpassingen in de organisatiecultuur.
-
Beleidsmatige ondersteuning
Naast mijn vertrouwensrol denk ik graag mee over bredere aspecten van sociale veiligheid: het opstellen of actualiseren van een gedragscode, het ontwikkelen van PSA-beleid, het integreren van vertrouwenspersoonbeleid of het opzetten van een klachtenprocedure.
Vertrouwelijkheid en meldplicht
Vertrouwelijkheid is de basis van mijn werk als extern vertrouwenspersoon. Alles wat medewerkers met mij delen, wordt strikt vertrouwelijk behandeld. Alleen in uitzonderlijke gevallen – bijvoorbeeld bij een (dreigend) ernstig strafbaar feit of acuut gevaar voor de medewerker of anderen – geldt er een wettelijke meldplicht. Ook dan zal ik dit altijd eerst met de medewerker bespreken, voordat verdere stappen worden genomen.
Deze zorgvuldige benadering zorgt ervoor dat medewerkers zich veilig voelen om zich uit te spreken, zonder vrees voor onbedoelde gevolgen. Tegelijk biedt het organisaties de zekerheid dat ernstige risico’s op gepaste wijze worden gesignaleerd.
Anonieme signalen en vermoedens van misstanden
In mijn rol als extern vertrouwenspersoon ben ik ook beschikbaar voor medewerkers die een vermoeden hebben van een misstand, maar zich (nog) niet veilig voelen om dit rechtstreeks binnen de organisatie te melden. Ik bied hun de mogelijkheid om hun zorgen vertrouwelijk en – indien wenselijk en passend – anoniem te delen. Op basis van deze signalen kan ik als vertrouwenspersoon, in overleg met de melder, het management of bestuur informeren, zonder dat de melder herleidbaar is.
Dit maakt het mogelijk om belangrijke signalen tijdig op te vangen, terwijl de veiligheid van de medewerker gewaarborgd blijft.
Waarom kiezen voor een externe vertrouwenspersoon?
✔️ Onafhankelijk en objectief – staat los van de organisatie
✔️ Laagdrempelig beschikbaar voor alle medewerkers – zowel voor melders als voor collega’s die geconfronteerd worden met een beschuldiging
✔️ Professioneel opgeleid en LVV register vertrouwenspersoon
✔️ Voorkomt escalatie en ondersteunt bij duurzame oplossingen
✔️ Versterkt sociale veiligheid en het onderlinge vertrouwen binnen teams
✔️ Helpt bij het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals de Arbowet en het PSA-beleid)
Samenwerking op maat
Of je nu een kleine organisatie bent of een grotere instelling met meerdere teams: samen bepalen we welk type abonnement past bij jouw behoeften. Als extern vertrouwenspersoon bied ik continuïteit, discretie en professionele ondersteuning aan medewerkers én organisatie.